Un agente de WhatsApp conectado al catálogo responde a cada lead con el inventario que tienes hoy: qué está disponible, qué alternativas hay y cuándo se puede ver. Encaja con negocios cuyo stock cambia cada semana, como un renting de coches, una inmobiliaria o un centro con plazas limitadas.
Buena parte de las preguntas que llegan desde un anuncio son de disponibilidad. Cuando el agente las responde con el dato actualizado, el lead avanza en la misma conversación y tu equipo recibe a quien quiere ver, negociar o firmar.
Esta guía recoge qué fuente conectar a tu agente de IA para WhatsApp, cómo responde con disponibilidad real, qué hace cuando un producto ya no está y qué límites conviene configurar antes de activarlo.
Agente de WhatsApp conectado al catálogo: qué resuelve y qué necesita
Un agente conectado al catálogo consulta tu inventario antes de responder. Confirma lo que tienes, propone alternativas cuando algo ya no está y pasa al comercial al lead que quiere verlo o firmarlo.
Para hacerlo bien necesita tres cosas: una fuente de datos actualizada, reglas claras sobre qué puede afirmar y un traspaso definido al equipo.
TL;DR del agente de WhatsApp conectado al catálogo
- Conecta el agente a la fuente que usa tu equipo: backoffice, tienda online, CRM u hoja de inventario.
- El agente confirma disponibilidad con el dato de la fuente y responde con el siguiente paso: ficha, visita, prueba o propuesta.
- Cuando algo ya no está, propone las dos alternativas más parecidas y guarda lo que buscaba el lead en su ficha.
- Si la fuente no confirma un dato, el agente lo dice y escala. Nunca afirma disponibilidad sin respaldo.
- La reserva la confirma una persona. Define quién bloquea una unidad y qué le dice el agente al cliente mientras tanto.
- El comercial entra cuando el lead quiere ver, negociar o firmar, con toda la conversación resumida.
Qué preguntan sobre tu catálogo los leads que llegan por WhatsApp
Quien escribe desde un anuncio o una ficha de tu web pregunta casi siempre lo mismo. Cada pregunta pide un dato concreto de tu inventario:
| Pregunta del lead | Dato que necesita el agente |
|---|---|
| «¿Sigue disponible?» | Estado de la unidad: disponible, reservada o vendida |
| «¿Lo tenéis en otro color o versión?» | Variantes en stock y sus diferencias |
| «¿Qué diferencia hay entre estos dos?» | Características comparables de cada opción |
| «¿Me pasas fotos o la ficha?» | Ficha, imágenes y enlace a la web |
| «¿Cuándo puedo verlo?» | Ubicación, horarios y disponibilidad para visita o prueba |
Ninguna de estas preguntas se responde bien con una respuesta fija. Por eso automatizar respuestas en WhatsApp en un negocio con inventario pasa por conectar el agente a donde vive ese inventario.
Dónde vive tu catálogo y qué fuente conectar al agente
La regla es sencilla: el agente consulta la misma fuente que consulta tu equipo antes de responder. Así, cuando alguien marca una unidad como vendida, el agente deja de ofrecerla.
| Fuente | Cuándo encaja | Qué vigilar |
|---|---|---|
| Backoffice o web propia | Inventario que cambia cada semana, como vehículos o equipos | Que el estado de cada unidad se actualice al venderla o reservarla |
| Tienda online (por ejemplo, WooCommerce) | Catálogo publicado en tu tienda | Productos sin precio visible o con variantes |
| Ona como CRM | No tienes un sistema de inventario o quieres centralizarlo todo | Que alguien del equipo sea responsable de mantenerlo al día |
| Hoja de cálculo o documento | Catálogo corto y estable | Fecha de última actualización |
Si ya trabajas con un CRM, la conexión entre la conversación y la ficha del cliente está explicada en integrar WhatsApp con CRM. Aquí la pregunta es otra: de dónde saca el agente los datos del producto.
Cómo consultar stock por WhatsApp con un agente de IA
Cuando el lead pregunta por un producto, el agente sigue tres pasos:
- Identifica qué pide. El modelo, la referencia del anuncio o la descripción que da el cliente.
- Consulta la fuente. Comprueba el estado de esa unidad y sus variantes.
- Responde con el dato y el siguiente paso. Disponibilidad, una característica relevante y una pregunta que acerque la venta.
Así se ve en una conversación de renting:
Lead: Hola, ¿el SUV híbrido blanco del anuncio sigue disponible?
Agente: Hola, Javier. Ese ya está reservado, pero tenemos dos muy parecidos: el mismo modelo en gris, disponible esta semana, y la versión con tracción total en blanco, disponible a final de mes. ¿Qué kilometraje anual calculas? Así te digo cuál te sale mejor.
La respuesta sobre el precio sigue las mismas reglas que cualquier consulta de precio. Las tienes por tipo de precio en la guía para responder cuando preguntan el precio por WhatsApp.
Las preguntas sobre uso, kilometraje o presupuesto forman parte de la cualificación de leads. El agente las hace dentro de la misma conversación y las guarda en la ficha del lead.
Qué responde el agente cuando el producto ya no está disponible
En un negocio con inventario que rota, muchas de las preguntas llegan por unidades que ya se han vendido. Ese lead tiene intención de compra alta y la mejor respuesta lo mantiene en la conversación.
Dos alternativas como mucho. Las más parecidas en precio, características y plazo. Más opciones dificultan la decisión.
Lo que buscaba, guardado en su ficha. Modelo, presupuesto y uso. Si el lead acepta recibir avisos, tu equipo puede escribirle con una plantilla cuando entre algo que encaje.
Una salida al comercial. Si ninguna alternativa encaja, el agente ofrece que un comercial le busque opciones con lo que ya sabe de él.
Es el mismo patrón que siguen las agencias que usan WhatsApp para inmobiliarias cuando un piso ya está alquilado: el agente propone otro de la cartera que encaja con lo que busca el interesado.
Los límites que tienes que configurar en tu agente
Un agente conectado al catálogo responde con datos reales. Los límites deciden qué hace cuando esos datos no bastan.
No confirmar disponibilidad sin dato
Si la fuente no responde o un producto no aparece, el agente lo dice con claridad y pasa la consulta al equipo. Una respuesta del tipo «lo compruebo con el equipo y te confirmo hoy» mantiene la confianza del cliente.
Quién reserva la unidad
El agente consulta la disponibilidad, y la reserva se gestiona aparte. Decide quién reserva, en qué momento y qué le dice el agente al lead: por ejemplo, que la reserva se confirma con el comercial.
Qué no ofrece por su cuenta
Descuentos, unidades de exposición o condiciones fuera de tarifa. Estas reglas se escriben en lenguaje natural, junto al tono y la forma de responder de tu marca. Cómo ajustar todo eso está en la guía para personalizar un agente de IA en WhatsApp.
Cuándo pasa la conversación al comercial
Cuando el lead quiere ver el producto, negociar condiciones o firmar, el agente lo pasa al comercial con el resumen, los datos recogidos y el producto que le interesa. Las señales y lo que debe recibir el asesor están en la guía sobre el traspaso del agente de IA a una persona.
Qué hace con lo que no sabe
Si le preguntan algo que no está en su información, te lo pregunta una vez y lo incorpora. Si una respuesta no encaja, la corriges desde el propio mensaje y el agente aplica la corrección en las siguientes conversaciones.
Catálogo de WhatsApp Business o agente conectado a tus sistemas
La app de WhatsApp Business permite crear un catálogo dentro del propio WhatsApp, y el agente de IA nativo de Meta responde con lo que cargas ahí. La diferencia está en de dónde salen los datos:
| Catálogo de WhatsApp Business con agente de Meta | Agente conectado a tus sistemas | |
|---|---|---|
| Fuente de datos | Productos cargados en WhatsApp | Tu backoffice, tienda o CRM |
| Actualización | Manual, en la app | La misma que usa tu equipo |
| Encaja con | Catálogo corto y estable | Inventario que cambia cada semana |
| Después de la conversación | El chat queda en WhatsApp | Lead, ficha y etapa en tu CRM |
Si tu catálogo cambia poco y tus preguntas son repetitivas, el agente nativo puede bastarte. Los requisitos, el precio y cómo decidir están en Meta Business Agent o agente de IA propio.
Los chatbots de flujos que envían fichas de un catálogo fijo resuelven otro problema: mostrar productos. La diferencia de fondo está explicada en chatbot tradicional vs agente de IA.
Caso real: cómo responde Renovarent con el stock de su backoffice
Renovarent ofrece renting de coches a largo plazo. Sus campañas en Instagram generan más leads de los que el equipo puede atender, y crecer pasaba por contratar a más personas.
Los leads llegan desde la web y desde los anuncios. Cuando se registra un lead, recibe una plantilla de apertura por WhatsApp, y cuando responde, el agente de Ona continúa la conversación.
El agente está integrado con el backoffice donde Renovarent publica sus vehículos. Responde sobre los coches disponibles, cualifica al lead y avanza hasta la propuesta, el paso que desarrollamos en propuestas automáticas por WhatsApp.
El objetivo de Renovarent es centralizar en Ona toda su comunicación con clientes por WhatsApp, incluido el seguimiento comercial que hoy lleva en Pipedrive.
Checklist para conectar tu catálogo al agente de WhatsApp
- Elige la fuente que tu equipo ya consulta para saber qué hay disponible.
- Revisa los campos mínimos de cada producto: estado, variantes, características clave, precio o rango, ficha y fotos.
- Escribe las reglas de disponibilidad: qué responder si está disponible, reservado o vendido.
- Define cómo propone alternativas: cuántas, con qué criterio y qué guarda en la ficha.
- Fija los límites: qué no ofrece, quién reserva y cuándo pasa al comercial.
- Pruébalo en un chat de prueba con las preguntas reales de tus leads del último mes.
- Revisa las conversaciones de las dos primeras semanas y corrige lo que no encaje.
Preguntas frecuentes sobre el agente de WhatsApp conectado al catálogo
Sí. El agente consulta tu backoffice, tu tienda online o tu CRM antes de responder y contesta con el estado de cada producto. Si la fuente no confirma un dato, lo dice y pasa la consulta a tu equipo.
No. El agente puede consultar un backoffice, tu CRM o un documento con tu inventario. Si vendes a través de una tienda online, las particularidades de ese canal están en la guía de WhatsApp para ecommerce.
El catálogo de WhatsApp Business vive dentro de la app y se actualiza a mano. Un agente de WhatsApp conectado al catálogo consulta la misma fuente que usa tu equipo, así que responde con el inventario del momento y registra cada lead en tu CRM.
Pregunta al cliente para identificarlo mejor y, si sigue sin encontrarlo, propone alternativas o pasa la consulta al equipo. Si es algo que el agente no sabe, te lo pregunta una vez y lo incorpora a su información.
Depende de cómo lo configures. Lo habitual es que el agente confirme la disponibilidad y el comercial haga la reserva. Así el cliente sabe en todo momento en qué punto está su reserva y quién la gestiona.
Comprueba tres cosas: que pueda conectarse a la fuente donde vive tu inventario, que te deje escribir reglas sobre qué puede afirmar y ofrecer, y que pase las conversaciones al comercial con el contexto completo. Pruébalo con tus preguntas reales antes de activarlo.
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